タスク管理や情報共有に便利なクラウドサービスを使いこなせ!

2019.05.04|サイト構築

かなりメジャーにはなってきているとはいえ、
まだまだ現場レベルでは浸透していないのかなという印象の「クラウド化」
色んなサービスが出てきている今だからこそ、
それを知ってうまく使いこなしてレッツ作業効率化!

情報共有をクラウド化してみよう

情報共有をクラウド化といっても、
現在様々なサービスが普及してきて、
どれを選んだらいいのか…という問題もあるかと思いますが、
私が主に使っているgoogle関連のサービスを中心に色々と話を進めていきたいと思います。

情報をクラウド化してみよう

と、あえていまさら(そう、今更感がすっごいあるかもしれませんが)
言ってみるその真意は、
現場レベルではまだまだ情報共有や報告、連絡、相談に、
メールやエクセルデータを共有化したり、
と、結構ローテクだなぁ…と感じることがまだまだあります。

私は個人で仕事をしているので、
会議はテレフォンミーティング、
タスクや商品情報などはスプレッドシート…
議事録はグーグルドキュメントで作成して共有、
報告、連絡、相談はチャットワークやスラック、ラインなどで…
といった感じで進めていくことが多かったりするんですが、
やはり今でも、FAXで送ってほしい、メールで送ってほしい、エクセルで共有して欲しいなどなど、ここは別にクラウドでもいいのにな~っていう部分でも、
ローテクでやり取りすることも多々あります。

セキュリティの面なども考えて、
まだまだすべてをクラウド化というわけにはいかないにしろ、
一部の、タスク管理や情報共有はクラウド化していった方がメリットも沢山あるのではないかと思うのです。

お互いに仕事をやりやすく、
面倒な手間を極力省いて時短化するということが、
大きくメリットとなることも多々あると思いますので、
できる限りはクラウド化して、うまく仕事を進めていきたいなとは思っております。

情報をクラウド化するメリット

メリットとしては、

  • リアルタイムで共有できる
  • スプレッドシートやドキュメント(それに類似するものも含め)等で共有することで、同じファイルを何度もメールなどでやり取りする手間が省ける
  • ネットにつながっていれば、同時に編集しても上書きして相手の編集部分を削除してしまうことがほぼない

これね、この部分で一番強調したいのが、

「同時に編集しても上書きして相手の編集部分を消してしまうことがほぼない」

という部分なんですが、

ここ、思い返してみて下さい。

エクセルで作ったタスク一覧表や、商品情報を
更新するたびにメールで送り合って、
最新のエクセルで更新したにもかかわらず、
同じタイミングで向こうも更新して返してきて、
主導で泣く泣く自分でデータを統合したり

共有サーバ上で共有しているエクセルを
編集しようとして誰かが編集中で書き込みできなかったり、

そういった経験あると思うんですが、

グーグルスプレッドシートはじめそれに類似するサービスを利用すると、
ネットにつながっていると、チャットのようにリアルタイムで同時編集が可能なんですね。
面白いことに、同じファイルを閲覧・編集している他の誰かがどのセルを選択していてとかもわかるんですが。

そのため、上書きしあうとか、
相手の編集が終わるのを待ったりとか、
メールで送り合ったりとかっていう手間が省けるんですね。

これはすっごく便利だと思いません?

情報をクラウド化するデメリット

デメリットは、やはりセキュリティ面が心配でしょう。

グーグルスプレッドシートなどは、
共有の仕方に2種類あり、
一つは、グーグルアカウントを持っていればその人を「招待」という形で、
スプレッドシートへのアクセス権限を付与することができます。
もう一つは、共有URLを発行して、URLを知る人すべてに「閲覧」または「編集可能」の権限をもたらすことができます。

そういった権限を制御すれば、
ある程度の情報の流出は防げるかもしれませんが、
万能ではないため、
パスワードかけたデータをメールで送ったり、
データを入れたCDROMやUSBメモリを送付したり、
書面で別途送ったり…
といったローテクがまだまだ必要だったりします。

メリットデメリットを踏まえてどうするのか

これらのメリット、デメリットを踏まえて、
どうしていけばいいのか、
というところなんですが、

個人的には、
タスク管理やどうしても頻繁に情報が更新されるようなものはクラウド化したい!
というのがあるのですが、

私が仕事で共有する場合はやはりホームページ作成の仕事になるので、
それをもとにお話しすることになりますが、

  • サイト構成を表にしたもの
  • ホームページ作成時のクライアント側、制作側のそれぞれのタスク一覧表の共有
  • デザイン、仮アップ時などの確認項目、修正項目の共有

この辺をスプレッドシートでざざっと作成して共有することが多いです。

他、素材データや、納品データなどは、
メールをはじめ、チャットワークやスラックで送ってもらうこともありますが、
グーグルドライブ内に共有フォルダを作って、素材をぶっこんでもらったり、
ということもあります。

FTP情報等、アカウントのID,パスワードに関するものに関しては、
必要であれば書面で郵送したり、
パスワードをかけたデータをメールで送ることもあります。

こういった感じで、
クラウド部分をうまく使用することによって、
だいぶ効率が上がる部分があります。

クラウド共有できるサービス

では、クラウド共有できるサービスは何があるでしょうか?

クラウドストレージ

まずはクラウドストレージ。
この辺比較に関しては下記記事など参考にしてみてください

5大クラウドストレージ徹底比較。グループワークの仕事効率化に役立つのは?

https://bindup.jp/camp/web/trend/14263

  1. Dropbox
  2. OneDrive
  3. Google Drive
  4. iCloud Drive
  5. Amazon Drive

引用した記事にもあるように、
クラウドストレージは上記の5つが有名どころでしょう。

それぞれ、アカウントを取得すれば低容量であれば無料で使えるのも魅力の一つ。

私はメインではgoogle Driveを使用していますが、
理由としては、カレンダー、スプレッドシートらドキュメントはじめ、
様々なgoogleアプリを利用しているのと、
携帯がgoogle pixleというのもあって、
共有がらくちんというのでgoogle Driveを選んでいます。

絵選び方や料金比較は上記引用サイトが詳しくまとめてくれていますので、
そちらチェックしてみてください!

チャットツール

メール以外で社内の連絡をスムーズに楽に行えるチャットツール。

使ってみればメールではフィルターであれやこれや仕分けし足りしていたのが、びっくりするほど楽にメッセージやメディアを交換できます。

詳しくはこちらを

仕事におすすめのチャットツール5選

https://www.it-careerexpo.com/1645

ラインでやり取りしたいとおっしゃるクライアントさんもいらっしゃいますが、メッセージを編集したり消したりできないので、
なるべくチャットツールを導入してもらうようにやんわりいうときもあります。

私は、チャットワーク、スラックを取り入れて仕事をしていますが、
メールでは圧縮してデータを送る外部サイトを利用しないと送れないようなデザインデータなどをZipするだけで送れるチャットツールが便利すぎて、メールが煩わしく感じることもあります。

この辺も、携帯などでも確認できるものがほとんどなので、
出先でもメッセージが確認できるのは大変便利です。

まとめ

こういったツールをすべてに適応させるのではなく、
効果的に最適な場面で使いこなせると、本当に仕事が楽になるな~
と痛感する日々です。

いい時代だな~

ただ、便利なだけで何でもかんでも採用すると、
デメリットもありますし、目的によってはクラウド化した方がいいもの、
しなくてもいいものももちろんあります。

そういったことはあっても、クラウド化できる環境下なのに、せず、
作業効率などが著しく下がってしまうのであれば、
無料で使えるものも多々ありますので、
まずはお試しで使ってみて使えるものだけ残していく感じでもいいかもしれません。

作業効率化の為にも、
できるところからクラウド化していってほしいです!